Kontakt oss

*Ditt personvern er viktig for oss. Du kan når som helst trekke samtykket tilbake og endre dine e-postpreferanser. Personvernerklæring.

Nøkkelen til en god Sykefraværsoppfølging

Kontakt oss

Nøkkelen til en god Sykefraværsoppfølging

Kontakt oss

6 punkter for en god sykefraværsoppfølging

Det er fort gjort å bli syk, og dette gjelder selvsagt også dine ansatte. Med vår modul i sykefravær kan du enkelt følge opp sykemeldte på en god og effektiv måte. Med vår modul kan du også få sykemeldinger fra Altinn automatisk til 4human-modulen.

For oss i 4human har gode rutiner for sykefraværsoppfølging vært særdeles viktig. Vi strekker oss litt lenger for å tilby en god funksjonalitet i vår sykefraværsoppfølging. Det er denne drivkraften som ledet oss til å være først ute med direkte utsendelse av oppfølgingsplaner til fastlege og NAV.

Med vår sykefraværsoppfølging får du oversikt over oppgaver og frister relatert til oppfølging av sykemeldte. Det beste? At du ikke lenger trenger å rote med haugevis av Excel-dokumenter. Du kan loggføre alt på ett sted, enten du bruker PC eller mobil.

Hvordan registrere sykefravær i 4human HRM?

• Klikk på fravær
• Velg dato for fravær
• Velg grunn for fravær, f.eks egenmelding eller sykemelding
• Velg fraværstype, f.eks heldagsfravær
• Legg gjerne til kommentar, f.eks hjemme med sykt barn
• Registrér fravær

Når fraværet er registrert kan du klikke deg videre på «ansattstatus», hvor du får oversikt over ansattes sykefravær. Sjekk ut vår video!

Sykefraværsoppfølging kan integreres med Altinn og NAV

Systemet kan fint integreres med Altinn, hvor du her slipper å logge inn for å hente ansattes sykemeldinger. Du kan videre holde deg oppdatert om det er kommet nye sykemeldinger i systemet. Digitale oppfølgingsplaner kan også sendes direkte til fastlege og NAV.

Hvordan fungerer integrasjonen?

• Sykemeldingen bekreftes i Altinn
• Sykemeldingen føres automatisk inn i 4human HRM-modulen
• Sykemeldingen legges inn i løsningen
• Datoene sykemeldingen gjelder, markeres som fraværende i den oversiktlige fraværskalenderen.
• Rapportering av sykefravær til NAV er også mulig
• Alt går automatisk og alt er digitalt, dette betyr: ingen papir, uansett hvor du befinner deg.

Oppfølging av sykemeldte: Slik fungerer det!

Som arbeidsgiver plikter du å følge opp sykemeldte ansatte og legge til rette for den syke arbeidstakeren så langt det lar seg gjøre.

En god oppfølging av sykemeldte vil øke muligheten for at din medarbeider vil føre seg ivaretatt, slik at de raskt kan komme seg tilbake til arbeid.

Og det er 5 viktige punkter som er nødt til å følges opp:

Innen 4 uker skal du utarbeide en oppfølgingsplan med den sykemeldte

Senest innen 4 uker fra starten av en sykemelding skal arbeidsgiver lage en oppfølgingsplan i samarbeid med arbeidstaker, unntaket er de tilfeller hvor det er åpenbart unødvendig. Denne skal inneholde en vurdering av arbeidstakers arbeidsoppgaver og arbeidsevne, aktuell tilrettelegging eller tiltak i arbeidsgivers regi og plan for videre oppfølging. Arbeidsgiver skal formidle denne planen med sykemelder, og NAV skal videresendes planen hvis den etterspørres eller der det er behov for bistand fra NAV. Oppfølgingsplanen skal oppdateres løpende om informasjon i sykefraværsløpet.

Innen 7 uker skal du innkalle arbeidstakeren til det første dialogmøtet

Senest innen 7 uker skal arbeidsgiver innkalle den sykemeldte arbeidstaker til dialogmøte. Målet er å snakke sammen om hva som skal til for å hindre at sykefraværet blir unødvendig langvarig. Man skal blant annet se på hvilke muligheter og begrensninger arbeidstakeren har. Under dialogmøte vil også oppfølgingsplanen oppdateres. Det er i utgangspunktet arbeidsgiver og arbeidstaker som skal være til stede på dette møtet, men andre aktører kan kalles inn dersom det er hensiktsmessig (f.eks. bedriftshelsetjenesten, sykemelder eller NAV). Det skal også avklares om det er aktuelt med tiltak på arbeidsplassen.

Med vår sykefraværsoppfølging får du oversikt over oppgaver og frister relatert til oppfølging av sykemeldte. Det beste? At du ikke lenger trenger å rote med haugevis av Excel-dokumenter.

Innen 8 uker skal NAV og den som sykemelder arbeidstakeren vurdere om arbeidstakeren kan være i delvis arbeid

For fortsatt å ha rett til sykepenger ved 100% sykemelding, må sykemelder dokumentere at det foreligger tungtveiende medisinske grunner som hindrer at vedkommende kan være i arbeid.

Innen 6 måneder skal NAV innkalle arbeidstakeren til det andre dialogmøtet

Senest innen 26 uker, skal NAV-kontoret innkalle arbeidstaker og arbeidsgiver til et andre dialogmøte. Begge parter har møteplikt og det skal vurderes arbeidsrettede tiltak. Det er mulig å gjennomføre møte på et tidligere tidspunkt hvis en av partene ønsker det.

Ny vurdering av den sykemeldte

Senest innen ett år, som er maksimal tid for sykepenger, skal NAV-kontoret på ny vurdere rettigheter og behov for arbeidsrettede tiltak. Dersom det er tydelig at den sykemeldte ikke kan komme tilbake til arbeidsplassen, kan man etter ett år vurdere saklighet for oppsigelse. Arbeidsmiljølovens bestemmelse om oppsigelsesvern ved sykdom gjelder de første 12 månedene. Saklige oppsigelse kan altså vurderes, men det vil ofte ikke være grunnlag for det. Det er kun i de tilfeller hvor det er helt klart at arbeidstaker ikke kan komme tilbake i jobb at oppsigelse umiddelbart etter verneperiodens utløp vil anses saklig.

Kontinuerlige oppfølgingssamtaler

Før arbeidstaker blir syk og tar sykemelding, er det viktig at du setter opp rutiner for å håndtere sykefravær. Hvordan skal den ansatte følges opp? Her er det viktig at du informerer ansatte om prosessen, og hva de bør vite dersom de skulle de bli utsatt for sykdom. Det er viktig at du tilrettelegger så mye som mulig for dine medarbeidere, skulle noen av dem bli syke.

Få derfor til en samtale med hver enkelt av dine ansatte, og kartlegg punktene på forhånd. Er arbeidstaker i stand til å arbeide 50%? Er det mulig med alternative arbeidsoppgaver? Er det mulig med redusert arbeidstid? Kan arbeidstaker benytte seg av hjemmekontor?

Når disse punktene er gjennomgått blir det enklere å ta stilling til hva man kan gjøre, skulle en av dine ansatte bli syk. Det tas selvsagt forbehold mellom hver enkel ansattes situasjon.

oppfølging av sykemeldte

Sett opp en oppfølgingsplan

Skulle en av dine ansatte ta sykemelding, plikter du som arbeidsgiver å bearbeide en oppfølgingsplan. Denne utrettes sammen med den sykemeldte. Gjør dette så tidlig som mulig, slik at dere unngår unødvendige fraværsdager.

Formålet med en slik plan er å ha en kontinuerlig kontakt mellom deg som leder og din ansatte. Her kan dere se nærmere på hvilke problemer som ligger til grunn, hvordan problemene kan løses og eventuelle tiltak som kan utrettes. Disse tiltakene kan være med på å gi et klarere bilde på når arbeidstaker kan komme tilbake i arbeid. Eksempler på slike tiltak kan være redusert arbeidstid eller tilrettelegging av hjemmekontor slik vist under oppføgingssamtaler.

Merk deg at oppfølgingsplanen skal være ferdig innen 1 måned etter at arbeidstaker ble sykemeldt. En oppfølgingsplan skal også fungere som informasjon til NAV og sykemelder.

Dette bør en oppfølgingsplan til sykefraværsoppfølging inneholde:

• En vurdering av arbeidstakers oppgaver og arbeidsmuligheter
• Tiltak og tilrettelegginger fra arbeidsgiver
• Bistand fra NAV
• Plan for videre oppfølging av sykefravær

Digitale prosesser er nøkkelen til god sykefraværsoppfølging

Det er overraskende nok mange virksomheter i Norge som fremdeles ikke har implementert et HR-system med automatiske prosesser. Mange er uvitende om alternative løsninger til sine trofaste Excel-løsninger, men hvis en ting er sikkert er det at HR-systemer er kommet for å bli og da spesielt sykefraværsoppfølging.

Det er helt klart gode muligheter for å effektivisere manuelle prosesser tilknyttet sykefraværsoppfølging. Det er viktig for å bygge god kultur og tilstedeværelse, og at arbeidsgiveren overholder frister i sykefraværsprosessene.

Derfor er det viktig at du sørger for at alle lederne i din virksomhet følger de samme retningslinjene og overholder alle frister. Automatiske varsler og digitale prosesser er nøkkelen til god fraværsoppfølging.

Se etter et system som kan hjelpe deg med å strukturere arbeidsdagen med varslinger og forhåndsdefinerte samtalemaler for dialog- og oppfølgingsmøter i sykefraværsprosessen.

Ofte stilte spørsmål?

Hvordan følger jeg opp sykemeldte i 4humanHRM?

• Klikk på fravær
• Velg dato for fravær
• Velg grunn for fravær, f.eks egenmelding eller sykemelding
• Velg fraværstype, f.eks heldagsfravær
• Legg gjerne til kommentar, f.eks hjemme med sykt barn
• Registrér fravær

Hvordan får jeg oversikt over ansattes sykefravær i modulen?

Klikk på «ansattstatus», her vil du få oversikt over dine ansattes sykefravær.

Kan sykefraværsoppfølging integreres med Altinn?

Ja, modulen kan integreres med Altinn. Når en sykemelding bekreftes i Altinn, vil denne automatisk sendes inn til 4human HRM modulen.

Kan jeg få en demo på sykefraværsoppfølging?

Ja, det kan du. Kontakt oss på salg@4humanHRM.no for mer informasjon.

God og effektiv sykefraværsoppfølging

Fordeler med digital sykefraværsoppfølging

  • Direkte oppfølgingsplaner til fastlege og NAV
  • Sykemelding automatisk inn i 4human HRM
  • Dokumenter sendes enkelt til NAV via Altinn
  • Registrer fravær og feriesøknad fra mobilen
  • Effektive rapporter som er enkle å analysere
  • Få automatiske varsler ved registrert fravær
  • Ingen papirdokumenter og alt samlet på ett sted
  • Digitale og automatiske prosesser
  • Oversiktlig fraværskalender

Direkte oppfølgingsplaner til fastlege og NAV

4human HRM er det eneste HRM-systemet i Norge som tilbyr utsendelse av oppfølgingsplaner direkte til den ansattes fastlege. Det eneste legen må gjøre er å bekrefte mottak av slike varsler i Altinn. Den nærmeste lederen får varslinger når dialogmøtene nærmer seg, slik at lederen kan forberede seg og gjennomføre samtalen på en profesjonell måte. Dette bidrar til å få den ansatte tilbake i arbeid så snart som mulig.

Mobilfunksjonalitet og feriesøknader

Sykefravær registreres enkelt via mobiltelefon, dette frigjør tid for leder og ansatt, deretter sendes det en epost-varsling til nærmeste leder om at det er registrert et sykefravær. Søknad om ferie gjøres også i denne modulen. Som leder blir du varslet ved søknad om ferie og du kan godkjenne eller avvise feriesøknaden. Alt skjer over nettet og all data blir automatisk overført til lønnssystemet.

4human kunne som eneste leverandør levere på alle områdene ut ifra vår kravspesifikasjon. De andre konkurrerende leverandørene som var med til siste runde kunne levere tilnærmet samme funksjonalitet, men ikke alt som en integrert del av systemet. Blant annet når det gjaldt timeregistrering. For oss var dette viktig.

Les hele historien: Elektronisk personalsystem for en bedrift i stor vekst!

Steinar S. Hansen – HR-Ansvarlig, Mjøs Metallvarefabrikk

4human HRM var den eneste leverandøren som enklest kunne integrere med Krogh Optikks timeregistrerings- og lønnssystemer. Vi fant en mellomløsning i 4human HRM, og gode integrasjoner gjorde at vi kunne integrere HR-systemet med våre andre bedriftssystem.

Les hele historien: Digitalt HR-system effektiviserer Krogh Optikk!

Ulrica Liljestrand – HR-sjef, Krogh Optikk

Det er ikke er så lett å få alle ledere som jobber med mange andre systemer, forskjellig bakgrunn og arbeidserfaring til å sette seg inn i leder og HR-oppgaver i tillegg til sine daglige arbeidsoppgaver. – 4human fungerer som en bistand til alle lederne, gjennom maler for medarbeidersamtaler og oppfølgingsplaner.

Les hele kundehistorien: Fra Excel til HR-system

Helge Tangen – HR-ansvarlig, Nordic Crane Kynningsrud

Det er viktig at 4human HRM er master for all data som har med personer og gjøre, slik at vi kan ivareta personvern på individ nivå. Det er også viktig at 4human er master for organisasjonsstrukturen. Det vil si at hvis en person bytter rolle og tittel, så får man en organisatorisk endring som oppdateres i skyen og tar med alle data og rettigheter. 4human HRM skal også sende lønnsinformasjon til Huldt&Lillevik.

Les hele kundehistorien her: Espira velger 4human som Master

Kjetil Haugland Johansen – IT-direktør i Espira Gruppen

Fordeler for deg som leder

Som leder med personalansvar vil arbeidsdagen din bli mer strukturert og oversiktlig. Selv om alle lederne har fått instrukser på hvordan sykefravær skal håndteres er det ikke sikkert at forutsetningene for å utføre oppfølgingen er til stede. 4human HRM løser denne utfordringen med forhåndsdefinerte samtalemaler og varslinger.

Med 4human HRM får alle ledere varslinger på epost, system for oppfølging, dokumentering av aktiviteter og samtaler. Dokumenter rapporteres enkelt til NAV, via Altinn. Som leder får du full oversikt og effektive rapporter som er enkelt å analysere. Sett mål for hva som skal til for å redusere sykefraværet ytterligere.

«Systemet Evolution gir oss mulighet for å gi våre medarbeidere utvikling utfra den rollen man har i selskapene våre. Via Evolution så tar vi blant annet alle våre utviklingssamtaler og medarbeidersamtaler for hele konsernet.”

Helena Røed

HR-sjef, Bauda

«Evolution er systemet for å samle all informasjon om den ansatte både når det gjelder kontrakter, medarbeidersamtaler, kompetanse etc. Et nyttig verktøy både for leder og ansatt.”

Gro Hansen

HR-koordinator, Jackon

Kontakt oss

*Ditt personvern er viktig for oss. Du kan når som helst trekke samtykket tilbake og endre dine e-postpreferanser. Personvernerklæring.

Innen HRM leverer 4human HRM leder- og personalsystemet Evolution. Dette komplette lederverktøyet forenkler og forbedrer lederens oppgaver og rutiner, gjennom bedret kontroll, enkelhet og organisering.

KONTAKT OSS

   salg@4humanHRM.no
   97 00 99 95       + tast 1
   Rådhusgata 23B, 0158 Oslo
   Tuneveien 89, 1712 Grålum

   Skogstøstraen 25, 4029 Stavanger
   Meld deg på Nyhetsbrev