Kontakt oss

*Ditt personvern er viktig for oss. Du kan når som helst trekke samtykket tilbake og endre dine e-postpreferanser. Personvernerklæring.

Gode og effektive medarbeidersamtaler

Kontakt oss

Slik får du gode og effektive medarbeidersamtaler med dine ansatte

Går du som arbeidsgiver gjennom et standardskjema når medarbeidersamtaler gjennomføres? Eller legger du skjemaet til side for å fokusere på en åpen dialog mellom deg og arbeidstaker? Det finnes ulik praksis på hvordan samtalene gjennomføres rundt om i landet, og hver arbeidsplass har deres egen metode.

På grunn av coronasituasjonen har ordningen med hjemmekontor blitt en del av vår nye hverdag. Dette setter nye krav til både leder og ansatte, hvor digitale møter via Teams, Zoom eller andre plattformer har fått et større fotfeste. Derfor er utviklingssamtalene nesten enda viktigere i dag, enn for ett eller to år siden.

Hvorfor medarbeidersamtaler?

Gode medarbeidersamtaler vil gagne både deg som leder og den enkelte ansatte. Et effektivt møte vil sørge for en bedre tillit mellom begge parter, noe som vil forenkle det daglige samarbeidet til dine medarbeidere. En god samtale vil bidra til at ansatte vil få økt motivasjon når det kommer til daglige arbeidsoppgaver- og rutiner, i tillegg til at et effektivt møte vil legge til rette for den ansattes utvikling i selskapet. Derfor er det viktig at du som leder forbereder deg til samtalen så tidlig og godt som mulig.

En utviklingssamtale skal først og fremst være en mulighet for den ansatte til å lette på hjertet. Hva tenker den ansatte om fastsatte mål? Kan arbeidsoppgavene fullføres på en god måte? Ligger det andre personlige problemer for grunn? Og sist, men ikke minst, hva forventer ansatte av deg som leder?

Du må huske på, at selv om det er du som leder som skal styre samtalen, så er det medarbeideren som skal stå for det meste av praten. Det er viktig at du som leder viser interesse for den ansattes problemer, tilbakemeldinger og kompetanseutvikling, da dette kan være med på å bedre trivsel og det generelle arbeidsmiljøet på arbeidsplassen. Enten det er fysisk på kontoret, eller hjemme fra kjøkkenbenken.

Er medarbeidersamtaler lovpålagt?

Medarbeidersamtaler er ikke lovpålagt, men det anbefales likevel å ha hyppige samtaler mellom leder og ansatte. Først og fremst ettersom en god og effektiv utviklingssamtale vil bedre kommunikasjonen mellom leder og ansatte, som igjen kan bedre produktiviteten til din virksomhet, for å ikke nevne det generelle arbeidsmiljøet. Hvem vil vel gå til en jobb hvor man ikke trives? En forståelsesfull samtale mellom leder og ansatte kan bedre dette synspunktet.

I følge arbeidsmiljøloven § 1-1 a), skal du også ta stilling til følgende punkt, da dette absolutt går utover trivselen i selskapet.

-å sikre et arbeidsmiljø som gir grunnlag for en helsefremmende og meningsfylt arbeidssituasjon, som gir full trygghet mot fysiske og psykiske skadevirkninger

Gode medarbeidersamtaler

Krav til medarbeidersamtaler

Medarbeidersamtaler, eller oppfølgingssamtaler om du vil, er som sagt ikke et krav. Men du som leder BØR iverksette medarbeidersamtaler med dine ansatte. Dette kan jo bare gagne din virksomhet på positiv måte!

Hvis du i det nærmeste har planer om å gjennomføre utviklingssamtaler, er det viktig at du gjør dette på en god måte. For å lykkes med en samtale, er det så godt som et KRAV at du tenker litt på følgende punkter:

Møt opp forberedt!

Det er viktig at du tar deg god tid til å planlegge møtet. Hva vil du oppnå med samtalen? Skal dere avklare mål foran neste kvartal eller halvår? Hvilke temaer skal tas opp? Og hvordan skal oppgavene gjennomføres?

Du skal også la ansatte forberede seg. Er det noe de vil fokusere på? Her blir det viktig å tilpasse samtalen til hver enkelt ansatt. Noen vil kanskje legge vekt på personlige synspunkter, mens andre vil fokusere mer på daglige arbeidsoppgaver-og rutiner. Det er essensielt at begge parter møter opp godt forberedt, bare slik kan man gjennomføre et produktivt møte.

Vær oppmerksom på at eventuelle uoverensstemmelser mellom ledere og ansatte også må være løst innen samtalen finner sted, ettersom uløste «tvister» kan gi et negativt preg på samtalen. Det er også viktig at fortløpende problemer tas opp umiddelbart, og ikke «spares» til medarbeidersamtalen. Dette kan for eksempel være dårlige holdninger eller svake resultater blant ansatte. Husk at samtalene skal fokusere på den ansattes fremtidige utvikling! Dette skal jo i utgangspunktet være en hyggelig samtale.

krav til medarbeidersamtaler

Gjennomføring av utviklingssamtaler

Men hvordan gjennomfører du en god medarbeidersamtale? Det første du må tenke på er HVOR samtalen skal gjennomføres. Skal det være på kontoret til sjefen? Eller et av grupperommene? Et tips er å forsøke å ha møtet i uvante omgivelser. Kanskje det er mulig å ta møtet over en kopp kaffe utendørs? Eller et annet lokale? Forskjellige omgivelser kan være med på å åpne opp samtalen, som videre fører til en god og produktiv utviklingssamtale.

Du må være oppmerksom på at ansatte (ikke alle, men mange) fort kommer i forsvarsposisjon ved slike samtaler. Det er ei uvanlig at medarbeidere fort kan bli noe sjenerte under en utviklingssamtale, hvor leder lett blir den som står for det meste av praten under møtet. Husk at det er medarbeideren som skal stå for det meste av samtalen.

Derfor kan det være en idé å forsøke å ha en så åpen samtale som mulig. Et slikt møte skal være som en dialog, det skal være toveis. Forsøk å still åpne spørsmål til den ansatte. Da er det lettere for medarbeideren å komme med meninger, spørsmål og tilbakemeldinger, uten at den ansatte forholder seg til et lukket spørsmål.

Det er viktig at du som leder derfor er en aktiv lytter. Vis interesse og engasjement, og fokuser på alt det dine ansatte har på hjertet. Å lytte aktivt til medarbeiderens problemer og tilbakemeldinger, er med på å skape tillit. Som videre er med på å bedre arbeidsmiljøet til virksomheten.

Hyppige oppfølgingssamtaler

Etter endt medarbeidersamtale, er det viktig å sette opp en aktivitetsplan. Lag en hovedplan, eller arbeidsplan, med tanke på temaene som ble diskutert i møtet. Dette kan være mål og andre eventuelle tiltak som ble drøftet.

Deretter blir det viktig å ha hyppige oppfølgingsmøter med dine ansatte. Ikke nødvendigvis hver uke, men kanskje en hver kvartal? Da blir det enklere å gå igjennom punktene gradvis, for å se om de avtalte mål har blitt gjennomført.

Samtidig blir det også viktig å høre med dine ansatte om de opplever samtalene som effektive eller ikke, og hva som eventuelt kan gjøres for å bedre medarbeidersamtalene.

Medarbeidersamtale sjekkliste

Medarbeidersamtale for ledere

Målet med vår medarbeidersamtale-App, er at plattformen skal hjelpe deg som leder med å organisere dine oppgaver, hvor du effektivt kan dokumentere daglige rutiner og prosesser på en oversiktlig og ryddig måte. Hvor mange ganger har du ikke stresset med haugevis av Word- og Excel-dokumenter? Med vår applikasjon kan du ha alt på en og samme plass!

Med vår applikasjon vil en oppfølgingssamtale for deg som leder, være enkel å gjennomføre. Ved en eventuell ny samtale vil du kunne se hva som ble notert ved forrige møte, i tillegg til at du kan legge til nye samtalemaler, notater og kommentarer rett inn i 4human HRM. Du kan også få varsler på mobilen slik at du er godt forberedt til neste samtale.

Medarbeidersamtale for ansatte

Ansatte vil selvsagt også få muligheten til å forberede seg til neste samtale i ansattportalen. Etter endt møte vil ansatte få tilsendt et referat for godkjenning. Den ansatte vil ha samme oversikt som leder over hva som ble diskutert og avtalt i samtalen, i tillegg til oversikt over eventuelle tiltak som ble opprettet. Dersom medarbeider trenger mer kunnskap for å fylle sin rolle, utarbeides en mer dyptgående kompetanseplan.

I tillegg til å gjøre alt mer oversiktlig, vil en effektiv medarbeidersamtale sørge for bedre trivsel og høyere arbeidsmoral blant dine ansatte, noe som vil slå positivt ut for produktiviteten på arbeidsplassen. Det vil være lavere sykefravær og turnover, hvor arbeidsmiljøet i sin helhet vil øke.

8 nyttige Medarbeidersamtaler tips

Her får du en medarbeidersamtale sjekkliste som du kan ta deg med videre.

  • Planlegg samtalen i god tid
  • Møt opp forberedt til samtalen
  • Gi den ansatte mulighet til å forberede seg
  • Ha en åpen dialog
  • Fokuser på den ansattes mål, tanker og eventuelle problemer
  • Vær åpen for tilbakemeldinger
  • Lag en aktivitetssplan
  • Ha hyppige møter med dine ansatte. Oppfølging er like viktig som en god gjennomført medarbeidersamtale.

Fordeler for din virksomhet

  • Få tilsendt referat av møtet
  • Sett opp mål og tiltak for forbedring
  • Forhåndsdefinerte samtalemaler
  • Ansatte får mulighet til å forberede seg
  • Ledere får automatiske varsler før samtale
  • Digitale og automatiske prosesser
  • Godkjenn møtereferat i ansattportalen
  • Tilpass egendefinerte samtalemaler
  • Effektive rapporter som er enkelt å analysere

Mer enn bare utviklingssamtaler

Utviklingssamtaler i 4human HRM bistår ledere med en systematisk og kvalitativ oppfølging av de ansatte. Om ikke bedriften ønsker å bruke de forhåndsdefinerte malene kan bedriften selv utforme sine samtalemaler, som leder vil bruker i sine oppfølginger.

Samtalemalene kan like gjerne være utformet som den klassiske utviklingssamtalene, hyppige utviklingssamtaler eller systematiske evalueringsmøter. Alt etter hva som passer deres bedrift.

4human kunne som eneste leverandør levere på alle områdene ut ifra vår kravspesifikasjon. De andre konkurrerende leverandørene som var med til siste runde kunne levere tilnærmet samme funksjonalitet, men ikke alt som en integrert del av systemet. Blant annet når det gjaldt timeregistrering. For oss var dette viktig.

Les hele historien: Elektronisk personalsystem for en bedrift i stor vekst!

Steinar S. Hansen – HR-Ansvarlig, Mjøs Metallvarefabrikk

De så at sine primærbehov var bedre og enklere ferieregistrering, sjekklister for onboardings- og offboardingsprosesser, oppfølging av prøvetid, medarbeidersamtaler, integrasjoner med Huldt & Lillevik som lønnssystem. Det endte med at Kverneland Bil valgte å gå for 4human som leverandør av HR-system i oktober 2018.

Les hele historien: Standardisering og effektivisering i Kverneland Bil!

Odd Arne Slettebø – CFO, Kverneland Bil

4human HRM var den eneste leverandøren som enklest kunne integrere med Krogh Optikks timeregistrerings- og lønnssystemer. Vi fant en mellomløsning i 4human HRM, og gode integrasjoner gjorde at vi kunne integrere HR-systemet med våre andre bedriftssystem.

Les hele historien: Digitalt HR-system effektiviserer Krogh Optikk!

Ulrica Liljestrand – HR-sjef, Krogh Optikk

Det er ikke er så lett å få alle ledere som jobber med mange andre systemer, forskjellig bakgrunn og arbeidserfaring til å sette seg inn i leder og HR-oppgaver i tillegg til sine daglige arbeidsoppgaver. – 4human fungerer som en bistand til alle lederne, gjennom maler for medarbeidersamtaler og oppfølgingsplaner.

Les hele kundehistorien: Fra Excel til HR-system

Helge Tangen – HR-ansvarlig, Nordic Crane Kynningsrud

Det er viktig at 4human HRM er master for all data som har med personer og gjøre, slik at vi kan ivareta personvern på individ nivå. Det er også viktig at 4human er master for organisasjonsstrukturen. Det vil si at hvis en person bytter rolle og tittel, så får man en organisatorisk endring som oppdateres i skyen og tar med alle data og rettigheter. 4human HRM skal også sende lønnsinformasjon til Huldt&Lillevik.

Les hele kundehistorien her: Espira velger 4human som Master

Kjetil Haugland Johansen – IT-direktør i Espira Gruppen

Kontakt oss

*Ditt personvern er viktig for oss. Du kan når som helst trekke samtykket tilbake og endre dine e-postpreferanser. Personvernerklæring.

Innen HRM leverer 4human HRM leder- og personalsystemet Evolution. Dette komplette lederverktøyet forenkler og forbedrer lederens oppgaver og rutiner, gjennom bedret kontroll, enkelhet og organisering.

KONTAKT OSS

   salg@4humanHRM.no
   97 00 99 95       + tast 1
   Rådhusgata 23B, 0158 Oslo
   Tuneveien 89, 1712 Grålum

   Skogstøstraen 25, 4029 Stavanger
   Meld deg på Nyhetsbrev