Digitalt HR-system effektiviserer Krogh Optikk

4human

Året etter Ulrica Liljestrand ble ansatt i Krogh Optikk inngikk 4human og Krogh Optikk samarbeidsavtale. Året var 2016 og Krogh Optikk skulle satse på økt effektivitet og forenkling av administrative arbeidsoppgaver gjennom et digitalt HR-system. Ulrica kom fra Apollo og hadde tidligere jobbet i et HR-system, hun så behovet for å implementere et digitalt HR-system umiddelbart. De administrative oppgavene var tungvinne og tidkrevende, og hvis de skulle få effektive digitale prosesser trengte man å få samlet alt i et digitalt HR-system.

Digitalt HR-system effektiviserer Krogh Optikk

Krogh Optikk og 4human HRM begynte sitt samarbeid i 2016, året etter Ulrica Liljestrand ble ansatt. Krogh Optikk hadde ingen digitale HR-systemer tidligere og mange av de administrative oppgavene var tungvinne og lite effektive. Ulrica jobbet som salgssjef i Apollo fra til 1998-2001. Deretter gikk hun over i stillingen som Manager Human Resources frem til 2015. Hun syntes det å jobbe med mennesker er veldig interessant, det å få utvikle mennesker og sørge for at de blir så gode de kan bli og legge til rette for dette innenfor bedriftens rammer.

I Apollo brukte de HR-systemet Evolution fra 4human og noe av det første hun gjorde som HR-sjef i Krogh Optikk var å sette i gang en prosess for implementering av nytt digitalt HR-system.

Prosessene var tungvinne og tidkrevende.

Ulrica så behovet for implementering av et digitalt HR-system umiddelbart. De satt med mye administrativ jobb, jobbet i mange forskjellige systemer og prosessene tok lang tid. Prosessene var tungvinne og tidkrevende. Hvis man skulle få effektive digitale prosesser trengte man å få samlet alt i et digitalt system.

 

Det var naturlig å kontakte 4human HRM

Det var naturlig å kontakte 4human HRM, men det var også viktig å kartlegge markedet – sier hun. Hun legger så til – Dette var en lang prosess på 6 måneder, vi trengte naturligvis et HRM-system, men også et system for planlegging og turnus. Målet var å få alt i et system.

Dette lot seg ikke gjøre og 4human HRM var den eneste leverandøren som enklest kunne integrere med Krogh Optikk sine timeregistrerings- og lønnssystemer. De fant en mellomløsning i 4human HRM, gode integrasjoner gjorde at de kunne integrere HR-systemet med sine andre bedriftssystem.

Det var viktig for oss at disse systemene kunne snakke sammen, så det ble minst mulig administrativ jobb.

Hvilke løsninger følte du da at 4human kunne tilby? – Det var den helheten, det var mange funksjoner i et system. Det var fremtidsrettet, vi visste det var et system for morgendagen, dere tenker litt for oss, hva vil vi trenge fremover? Det var jeg trygg på siden jeg har jobbet med dere tidligere. Svarer hun.

Jeg føler også at dere har vært veldig ærlig gjennom hele prosessen, det skaper en tillit som gjorde at vi var trygge på beslutningen. Det er ikke den bakgrunnen jeg har som har jobbet med Evolution tidligere som gjorde at vi valgte å implementere 4human HRM, men det er faktisk det at det er et bra system og integreringen med NAV, med API-en der.

 

Onboardingssystemet sikrer god opplæring for alle nyansatte

Hva var årsaken til at dere valgte å satse på et onboardingssystem? Det med onboarding er jo veldig viktig, det med opplæring av nye medarbeidere og det å sørge for at de får en god start. Når man er ny er man veldig sulten på ny kunnskap, så det å legge til rette for og gjøre at det er lett tilgjengelig er viktig for en god start hos en ny arbeidsgiver. Vi har 21 butikker og det å sørge for at opplæringen er noenlunde lik i alle butikkene og sikre at kunnskapsnivået er nokså likt nivå etter en måned er viktig. Svarer hun.

Ulrica sier – Vi har ganske hyppige samtaler med medarbeiderne. Det er noe vi har fått tid til etter vi implementerte HR-systemet, vi har tid til å se medarbeiderne.

Vi har ganske hyppige samtaler med medarbeiderne. Det er noe vi har fått tid til etter vi implementerte HR-systemet, vi har tid til å se medarbeiderne.

 

Nyhetsstrøm som et intranett og informasjonskanal

Krogh Optikk kommer til å bruke nyhetsstrømmen som følger med applikasjonen som et intranett, der de kan dele informasjon om blant annet kampanjer på tvers av alle butikkene. Da vil alle butikkene få oppdatert informasjon når det publiseres i nyhetsstrømmen.

Ansattportalen brukes av de ansatte til å se personalinformasjon, personalhåndboken og sjekke sin egen status. Blant annet hvor mange feriedager de har til gode og tilgang til egen personalmappe.

 

Lavere turnover og bedre arbeidsmiljø

Ulrica sier at de ser de har fått lavere turnover etter implementeringen av 4human HRM.

Dette går på trivsel, det at medarbeiderne blir sett og at vi kan være mer tilstede for dem. Og et bedre arbeidsmiljø.

Implementeringsfasen gikk helt smertefritt og veldig enkelt når de implementerte det digitale HR-systemet i 2016, og i det daglige får de den supporten de trenger. Skulle det være noen supporthenvendelser blir det ordnet opp i umiddelbart.

Helt avslutningsvis nevner Ulrica at de to andre medarbeiderne i HR-teamet som ikke tidligere har jobbet i noe HR-system er kjempe begeistret. De har fått en helt annen arbeidshverdag.

Vi ønsker Krogh Optikk lykke til videre og ser frem til et godt samarbeid på ny og eksisterende plattform!

Ulrica Liljestrand – HR-sjef

Krogh Optikk har hatt fokus på kvalitet i over 140 år da Andreas Jensen Krogh etablerte sin optiske virksomhet i Kristiania i 1877. Helt siden starten for over 140 år siden og frem til i dag har fokuset vært på kvalitet. Med 21 butikker og ca 250 ansatte er det viktig for Krogh Optikk og ha fokus på kvalitet i alle ledd, selv i deres interne digitale prosesser.

Helt siden starten og frem til dagens Krogh Optikk, har målet vært enkelt: Å jobbe mot å være best. Best på optikk, best på mote og best på øyehelse. I generasjon etter generasjon.

Innen HRM leverer 4human HRM leder- og personalsystemet Evolution. Dette komplette lederverktøyet forenkler og forbedrer lederens oppgaver og rutiner, gjennom bedret kontroll, enkelhet og organisering.

KONTAKT OSS

   salg@4humanHRM.no
   97 00 99 95       + tast 1
   Rådhusgata 23B, 0158 Oslo
   Tuneveien 89, 1712 Grålum

   Skogstøstraen 25, 4029 Stavanger
   Meld deg på Nyhetsbrev