Digitalt HR-system effektiviserer Krogh Optikk

4human

Året etter Ulrica Liljestrand ble ansatt i Krogh Optikk, inngikk 4human og Krogh Optikk en samarbeidsavtale. Året var 2016, og Krogh Optikk ville satse på økt effektivitet og forenkling av administrative arbeidsoppgaver gjennom et digitalt HR-system. Ulrica forteller hvorfor valget falt på 4human.

 

Et Digitalt HR-system og en enklere arbeidsdag for Krogh Optikk

Ulrica hadde tidligere jobbet med et HR-system. Hun så raskt behovet for å implementere en effektiv digital HR-løsning.

I Apollo brukte de HR-systemet Evolution fra 4human. Noe av det første Ulrica gjorde som HR-sjef i Krogh Optikk, var å sette i gang en prosess for implementering av et nytt digitalt HR-system.

Det var naturlig å kontakte 4human HRM, men det var også viktig å kartlegge markedet, sier Ulrica Liljestrand, HR-sjef hos Krogh Optikk.

Mange timer gikk til repetitive administrative oppgaver, og prosessene tok ofte alt for lang tid. Hvis man skulle få effektive digitale prosesser trengte man å få samlet alt i et moderne digitalt system.

Jeg føler at 4human har vært veldig ærlig gjennom hele prosessen, det skaper en tillit som gjorde at vi var trygge på beslutningen. Det er ikke den bakgrunnen jeg har med erfaringer fra Evolution fra tidligere som gjorde at vi valgte å implementere 4human HRM. Det er faktisk det at systemet er bra, og integreringen med NAV med API, som gjorde at valget falt på 4human, forklarer Ulrica.

Gode integrasjonsløsninger med NAV

Planleggingen og prosessen tok lang tid, men for Ulrica var det viktig at systemene til Krogh Optikk og 4human kunne snakke sammen, slik at det ble minst mulig jobb med administrative og hverdagslige oppgaver.

Dette var en lang prosess på 6 måneder, vi trengte naturligvis et HRM-system, men også et system for planlegging og turnus. Målet var å få alt samlet i et system, forteller Ulrica.

4human HRM var den eneste leverandøren som enklest kunne integrere med Krogh Optikks timeregistrerings- og lønnssystemer. Vi fant en mellomløsning i 4human HRM, og gode integrasjoner gjorde at vi kunne integrere HR-systemet med våre andre bedriftssystem.

Hvilke løsninger følte du at 4human kunne tilby?

Det var helheten, og at det var mange funksjoner i et system. Det er fremtidsrettet, vi visste det var et system for morgendagen. Dere “tenker” litt for oss, og hva vi vil trenge fremover. Dette var jeg trygg på siden jeg har jobbet med dere tidligere, svarer HR-sjefen.

Dette var en lang prosess på 6 måneder, vi trengte naturligvis et HRM-system, men også et system for planlegging og turnus. Målet var å få alt samlet i et system, forteller Ulrica.

Videre fortsetter Ulrica:

Jeg føler også at dere har vært veldig ærlige gjennom hele prosessen, det skaper en tillit som gjorde at vi var trygge på beslutningen. Det er ikke den bakgrunnen jeg har med erfaringer fra Evolution fra tidligere som gjorde at vi valgte å implementere 4human HRM. Det er faktisk det at systemet er bra, og integreringen med NAV med API, som gjorde at valget falt på 4human, forklarer hun videre.

Onboardingssystemet sikrer god opplæring for alle nyansatte

Hva var årsaken til at dere valgte å satse på et onboardingssystem?

Det med onboarding er veldig viktig, det å tilrettelegge for opplæring av nye medarbeidere og sørge for at de får en god start. Når man er ny, er man ofte veldig sulten på ny kunnskap. Så det å legge til rette for, og gjøre at informasjon og innsikt er lett tilgjengelig, er viktig for en god start hos en ny arbeidsgiver. Vi har 21 butikker, og det å sørge for at opplæringen er noenlunde lik i alle butikkene og sikre at kunnskapsnivået er på et nokså likt nivå etter en måned er viktig, forteller Ulrica.

Hun legger også til:

Vi har ganske hyppige samtaler med medarbeiderne. Det er noe vi har fått tid til etter vi implementerte HR-systemet.

Nyhetsstrøm som intranett og informasjonskanal

4human kunne tilby helheten, og at det var mange funksjoner i et system. Det er fremtidsrettet, vi visste det var et system for morgendagen. Dere “tenker” litt for oss, og hva vi vil trenge fremover. Dette var jeg trygg på siden jeg har jobbet med dere tidligere, svarer HR-sjefen.

Krogh Optikk kommer til å bruke nyhetsstrømmen som følger med applikasjonen som et intranett, der de kan dele informasjon om blant annet kampanjer på tvers av alle butikkene. Da vil alle butikkene få oppdatert informasjon når det publiseres i nyhetsstrømmen.

Ansattportalen brukes av de ansatte til å se personalinformasjon, personalhåndboken og sjekke sin egen status. Blant annet hvor mange feriedager de har til gode og tilgang til egen personalmappe, forklarer Ulrica.

Lavere turnover og bedre arbeidsmiljø

Ulrica sier at de ser de har fått lavere turnover etter implementeringen av 4human HRM.

Dette går på trivsel, og vi får rett og slett et bedre arbeidsmiljø. Medarbeiderne blir sett, og vi kan være mer tilstede for dem. Dette er positivt for arbeidsmiljøet. Implementeringsfasen gikk helt smertefritt, og veldig enkelt når vi implementerte det digitale HR-systemet i 2016. I det daglige får vi den supporten vi trenger. Skulle det være noen supporthenvendelser blir dette ordnet opp umiddelbart, informerer HR-sjefen.

Videre forteller Ulrica.

To andre medarbeidere i HR-teamet, som ikke tidligere har jobbet med noe HR-system er kjempebegeistret. De har fått en helt annen arbeidshverdag, avslutter Ulrica.

Ulrica Liljestrand – HR-sjef

Ulrica jobbet som salgssjef i Apollo fra 1998 til 2001. Deretter gikk hun over i stillingen som Manager Human Resources. I 2015 gikk hun til Krogh Optikk. Helt siden starten og frem til dagens Krogh Optikk, har målet vært enkelt: Å jobbe mot å være best. Best på optikk, best på mote og best på øyehelse. I generasjon etter generasjon.

Ulrica Liljestrand – HR-sjef

Krogh Optikk har hatt fokus på kvalitet i over 140 år da Andreas Jensen Krogh etablerte sin optiske virksomhet i Kristiania i 1877. Helt siden starten for over 140 år siden og frem til i dag har fokuset vært på kvalitet. Med 21 butikker og ca 250 ansatte er det viktig for Krogh Optikk og ha fokus på kvalitet i alle ledd, selvsagt også innen deres interne digitale prosesser.

Helt siden starten og frem til dagens Krogh Optikk, har målet vært enkelt: Å jobbe mot å være best. Best på optikk, best på mote og best på øyehelse. I generasjon etter generasjon.

Innen HRM leverer 4human HRM leder- og personalsystemet Evolution. Dette komplette lederverktøyet forenkler og forbedrer lederens oppgaver og rutiner, gjennom bedret kontroll, enkelhet og organisering.

KONTAKT OSS

   salg@4humanHRM.no
   97 00 99 95       + tast 1
   Rådhusgata 23B, 0158 Oslo
   Tuneveien 89, 1712 Grålum

   Skogstøstraen 25, 4029 Stavanger
   Meld deg på Nyhetsbrev