Ansvarsforhold - Ombudet og behandlingsansvarlig

4human

Den behandlingsansvarlige skal sørge for at det blir etablert rutiner som sikrer at ombudet på riktig måte og til rett tid involveres i alle spørsmål som gjelder vern av personopplysninger.

Tidlig involvering legger til rette for etterlevelse av regelverket og for at personvernhensyn blir tatt hensyn til når det utvikles nye løsninger. Dette er nesten alltid bedre enn å måtte gjøre lovpålagte endringer senere i utviklingsprosessen, eller først etter at den nye løsningen er blitt lansert.

Personvernombudet har som oppgave å gi råd om hvordan den behandlingsansvarlige best mulig kan ivareta personverninteressene. Det er imidlertid den behandlingsansvarlige som er ansvarlig for at behandlingen av personopplysninger skjer i tråd med regelverket

Virksomheten skal også stille til rådighet de ressurser som er nødvendig for at personvernombudet skal kunne utføre sine oppgaver. Dette inkluderer å gi tilgang til personopplysninger og behandlingsaktiviteter og å gjøre det mulig for ombudet å opprettholde sin dybdekunnskap.

Virksomheten bør vurdere følgende tiltak for å sikre at ombudet har de nødvendige ressursene:

  1. Gi ombudet aktiv støtte fra øverste ledelse. Som ledd i dette også påse at personvernombudet får tilgang til, og støtte fra andre deler av virksomheten som personal-/HR-funksjonen, juridisk, IT, sikkerhetsansvarlig ol.
  2. Sørge for at ombudet gis nok tid og ressurser til å utføre oppgavene sine. Hvis en person er ombud på deltid kan det være en god ide å sette av en viss prosent av arbeidstiden til ombudsoppgaver. Avhengig av virksomhetens størrelse og kompleksiteten i behandlingen av personopplysninger vurder også om det kan være nødvendig å styrke ombudet også med bistand fra andre medarbeidere i organisasjonen.
  3. Sett av tilstrekkelig med økonomiske midler og tekniske hjelpemidler (kontorplass, IT-utstyr osv.)
  4. Informer alle ansatte om at det er blitt opprettet et personvernombud og hva denne rollen innebærer for virksomheten.
  5. Personvernombudet bør få mulighet til å holde seg oppdatert på utviklingen innen personvern og den sektoren som virksomheten opererer innenfor. Ombudet bør oppfordres til å ta kurs eller delta i nettverk, eller andre personvernrelaterte fora.

Jo mer komplekse og/eller sensitive behandlingene i en virksomhet er, jo mer ressurser bør et ombud ha.

Innen HRM leverer 4human HRM leder- og personalsystemet Evolution. Dette komplette lederverktøyet forenkler og forbedrer lederens oppgaver og rutiner, gjennom bedret kontroll, enkelhet og organisering.

KONTAKT OSS

   salg@4humanHRM.no
   97 00 99 95       + tast 1
   Rådhusgata 23B, 0158 Oslo
   Tuneveien 89, 1712 Grålum

   Skogstøstraen 25, 4029 Stavanger
   Meld deg på Nyhetsbrev