De tre fasene i onboardingsprosessen

4human

Det er viktig med et helhetlig bilde av onboardingsprogrammet. De fleste virksomheter legger stor vekt på å gjennomføre en god rekrutteringsprosess slik at de kan sikre seg de beste kandidatene, men hva skjer egentlig etter kontraktsignering? De færreste virksomheter har like stort fokus på pre- og onboardingsfasen, som er særdeles viktig for en vellykket nyansettelse.

Klikk: Få bistand med ditt onboardingsprogram

illustrasjon: De tre fasene i onboardingsprosessen

De tre fasene i onboardingsprosessen

Behovsavklaring

Et strategisk onboardingsprogram starter i det virksomheten tenker på ansatte en ny person, allerede nå må dere tenke gjennom hva som er målet med nyansettelsen. Behovsavklaringen fungerer som grunnmuren ved valget av ny medarbeider. Hvis det blir feil her vil denne feilen forskyve seg gjennom hele rekrutteringsprosessen og kan hindre dere fra å ta den rette avgjørelsen. Hva trengs for å gjennomføre denne jobben?

«Ikke start rekrutteringsprosessen før du forstår hvordan den nyansattes rolle kommer til å bidra til å levere resultater som flytter virksomheten fremover i tråd med sine formål og prioriteringer. Tenk på virksomhetens overordnede visjon og mål. Hva ønsker du å oppnå med denne ansettelsen?» sitat? Fra hvem?

Sentrale spørsmål som dere bør stille dere er:

  • Ansetter dere en ny medarbeider for å erstatte en annen?
  • Ansetter dere en ny medarbeider for å endre på teamsammensetningen og kulturen i virksomheten?
  • Ansetter dere en ny medarbeider for å fylle en ny funksjon?
  • Hvilke egenskaper er påkrevde og hvilken kompetanse skal den nyansatte besitte. Kanskje personlig egenskaper er viktigst?
  • Er behovet deres langvarig eller kortvarig?
  • Har dere økonomi til å ansette?
  • Hva er den forventede ROI (Return of Investment) av denne nyansettelsen for virksomheten?
  • Hvilke ansvarsområder skal den nyansatte ha?
  • Hvor i virksomheten skal den nyansatte plasseres og under hvilken ledelse?

Rekrutteringsfasen

Hvis det er du som er ansvarlig for rekrutteringen og orienteringen av nyansatte, da er du også virksomheten CEO av førsteinntrykk. Du representerer hele virksomheten til hver eneste nyansatte, så din jobb er kritisk og ekstremt viktig. Virksomheten har kun én sjanse til å gi et godt førsteinntrykk, og du har blitt utvalgt til å levere dette.

Du skal forberede dine nyansatte for suksess før du starter å rekruttere!

Det er viktig med et strategisk og helhetlig onboardingprogram som er implementert i virksomheten, fordi allerede når du utformer stillingsannonsen forteller du noe om virksomhetens kultur og verdier. Denne ene personen som får jobben til slutt gjør seg allerede her opp en mening om din virksomhet. Igjennom hele denne prosessen, forteller virksomheten noe om seg selv. Når kandidaten sender inn søknaden, er det et enkelt system dere har, eller er det vanskelig for kandidaten å avlevere en god søknad og CV som forteller dere hvem de er og ha de kan bidra med i din bedrift? Får de tilbakemelding om at søknaden er mottatt, og når får de videre svar? Inneholder dette svaret en tidshorisont? I «Kandidatopplevesen» av Lars Digerud 2016, svarer så mange som 29,4% at de aldri hørte noe i fra virksomheten!

Var dere godt forberedt når kandidaten kom til intervju? Hadde dere opplyst resepsjonisten eller andre om at dere i dag skal holde intervju? Var dere presis ved avtalt klokkeslett og lest CV og søknad grundig?

Alt dette forteller kandidaten og de øvrige kandidatene om hvilken kultur og verdier dere har i virksomheten. Gjør dere et godt inntrykk, vil dere skape et godt omdømme om virksomheten og vil tiltrekke dere potensielle kandidater hele året rundt, og ikke kun når dere skal ansette.

Preboarding fasen

Preonboardingsfasen starter når kontrakt er signert og varer frem til første dag på jobb. Når kandidaten har takket ja til jobbtilbudet, er personen også veldig klar for å lære mer om virksomheten. Det vil si at personen er svært mottakelig for informasjon på dette tidspunktet, og det er smart å sette i gang preboardingfasen umiddelbart etter kontraktsignering. Kontra det å vente til den nyansattes første arbeidsdag, hvor de vil oppleve alt for mye informasjon på en gang. Hvordan spiser man en elefant? Jo, bit for bit!

Benytt preonboardingsfasen til å gi ut litt-og-litt informasjon om virksomheten, benytt deg gjerne av en onboardingsapplikasjon i tillegg til å sende hyggelige overraskelser i posten og holde kontakten via telefon og e-post. Det vil gi et profesjonelt inntrykk av deres virksomhet, samt at dere er digitale og følger med i tiden. Bente Sollid Storhaug, seriegrunder og investor sier at: Flere undersøkelser viser at arbeidstagere velger virksomheter med høy grad av digital modenhet.

Les mer: Få tilgang til preboarding applikasjon, på 1-2-3

Har dere en onboardingsapp, har dere en ypperlig anledning til å kommunisere virksomhetens kultur, verdier og holdninger igjennom bilder, språkbruk og videoer. Bruker dere farger eller er det sort hvitt bilder? Skrive dere «selveste sjefen eller Adm.Dir for å beskrive daglig leder? Er videoene formelle eller er de fulle av humor? I tillegg til alt dette, har virksomheten også en gylden anledning til å starte opplæringen av de nyansatte allerede nå, når de er så mottakelige for informasjon og lenge før dere første arbeidsdag. På denne måten kan de gjøre virkelig arbeid allerede i fra første arbeidsdag eller første uken.

Informasjon som den nyansatte vil finne inspirerende og nyttig er f.eks. en velkomsthilsen fra virksomheten. Fortell om virksomhetens visjoner og mål, hvilke produkter dere selger, om virksomhetens bedriftsaktiviteter og har dere sosialt engasjement som f.eks. Redd Barna eller er dere opptatt av Regnskogen, fortell om det. Fordi dette forteller også noe om holdning, verdier og samfunnsengasjementet til virksomheten.

Onboardingfasen

Det er fort gjort å glemme at man har en nyansatt. Spesielt etter det gått noen uker. Som leder har man det ofte travelt og man kan oppleve at «situasjonen er løst» ved at den nyansatte har signert kontrakt, hatt første arbeidsdag og begynt opplæringen. Nå er ikke tiden inne for å hvile på laurbærbladene, nå er det viktig at nærmeste leder tar et aktivt ansvar for at denne nyansettelsen blir en suksess. Nå er det viktig med jevnlige sjekkpunkter og gjøre eventuelle justeringer hvis den nyansatte ikke opplever at virksomheten leverer etter forventningene. Dette trenger ikke å være «store og formelle møter», men jevnlige oppfølginger av den nyansatte de neste månedene er kritisk viktig. Hvis en misfornøyd nyansatt ikke blir fanget opp, kan dette i verste fall føre til at det hele resulterer i en uønsket turnover, og det før det i hele tatt er gått et år. Ved å implementere faste sjekkpunkter igjennom det første året, og plotte dem inn i nærmeste leders kalender, kan dere sørge for å beholde dem, som produktive og fornøyde nyansatte.

Nå kan virksomheten avdekke og justere underveis og ta lærdom som de kan implementere i sitt onboardingprogram til sine neste nyansettelser.

Få tilgang til: HRM-system bistår med enklere onboarding

Et annet viktig moment i denne fasen, er å sørge for at de nyansatte blir raskt produktive, samt opprettholder et høyt produktivitetsnivå. Hemmeligheten for å få dette til er å sørge for å hjelpe den nyansatte å nettverke med nøkkelpersoner, både på tvers og over og under i virksomheten. Alene blir man aldri godt. Man er avhengige av viktige nøkkelpersoner for å kunne lykkes i sin nye jobb, og det kan du som leder, samt med riktig opplæring, legge til rette for.

Søk ekspertens råd

Vår onboardingsekspert Trine Landøy bistår alle bedrifter i alle størrelser med å definere deres egne onboardingsprosess. Det finnes ikke èn løsning som passer for alle, hver bedrift må utvikle egne onboardingsprogrammer og sette opp egne prosesser. Trine setter opp workshops i din bedrift og bistår med å skreddersy ditt onboardingsprogram. 

Klikk her for kontakt med Trine

Innen HRM leverer 4human HRM leder- og personalsystemet Evolution. Dette komplette lederverktøyet forenkler og forbedrer lederens oppgaver og rutiner, gjennom bedret kontroll, enkelhet og organisering.

KONTAKT OSS

   salg@4humanHRM.no
   97 00 99 95       + tast 1
   Rådhusgata 23B, 0158 Oslo
   Tuneveien 89, 1712 Grålum

   Skogstøstraen 25, 4029 Stavanger
   Meld deg på Nyhetsbrev