Fra manuelle reiseregninger til elektronisk reiseregningssystem

4human

I 2016 var det duket for en ny æra hos SalMar, alle de 1200-1500 ansatte/ledere skulle få bedre kontroll på sine regninger. For de i lønn betydde implementeringen av det elektroniske reiseregningssystemet at en ukes arbeide i måneden for mottak (post /mail) registrering, kontroll, og avklaringer frem og tilbake, ble redusert til en god arbeidsdag. Morten Sæther i SalMar opplever økt effektivitet i lønnsskjøringen, færre duplikater og mindre feil i innsendinger av reiseregninger. Som ansvarlig for lønn og reiseregninger, samt involvert i HR-arbeid var overgangen til et elektronisk reiseregningssystem helt klart en «game changer».

4human var det mest kostnadseffektive valget

Morten Sæther har jobbet i oppdrettsbransjen siden 1995, og jobber nå som ansvarlig for lønn og reiseregninger i SalMar. SalMar og 4human inngikk samarbeidsavtale i april 2019. 

Før implementeringen av 4human reiseregningssystem Travel begynte mengden manuelle reiseregninger å bli så stor og tidkrevende at de måtte se etter løsninger for å håndtere dette. Når alt fra 1200-1500 ansatte sender manuelle reiseregninger med bilag via post/epost er dette en særdeles krevende prosess å håndtere.

Morten fant 4human på nett og var i kontakt med Øivind Hunsrød i 4human for en demo. Morten hadde kartlagt tre mulige leverandører. 4human var det mest kostnadseffektive valget og den leverandøren som kunne levere en ferdig standard API med Aditro Lønn, noe som var viktig for SalMar. 4human ble ansett å være den mest kostnadseffektive leverandøren. SalMar har mange brukere, men med få reiser. Dermed var en løsning med fastpris på hver reise mer gunstig enn å betale lisens for hver bruker.

«Det var mer gunstig for oss, kostnadsmessig å velge 4human. Hos konkurrentene var det lisens per bruker, mens vi er veldig mange brukere som skriver veldig få reiseregninger.»

 

Tidsgevinst på flere arbeidsdager hver måned

Etter samtale med en referansekunde av 4human ble Morten fortalt følgende «Gjør hva dere vil, men ikke bytt ut 4human reiseregningssystemet».

Ved valget av 4human legger Morten også til – Når vi valgte 4human hadde jeg i bakhodet at 4human har et kraftig HR-system, hvis vi valgte 4human som reiseregningssystem så hadde vi «en fot innenfor» hvis vi skulle trenge HR-system. Vi hadde visse krav til reisesystem. Det skulle være skybasert med elektronisk attestering/vedlegg, elektronisk flyt med god oversikt og logging. Vi har et ganske kraftig lønnssystem, og et av kriteriene var et ferdig utvikla grensesnitt for implementering og integrering av filer. Det hadde 4human allerede laget. – Sier Morten.

Tidligere brukte vi kanskje en arbeidsuke på å registrere alle reiseregninger, hver måned. Til samme jobb bruker vi nå en drøy arbeidsdag.

Morten reflekterer – Det blir mye enklere med logging og sporing, ikke minst i forhold til revisjon, kontroll og historisk oppslag.
Han skryter av supporten og syntes den har vært utmerket, men legger vekt på at de ikke har hatt noen større problemer, hverken med implementeringen eller i tiden etter.

 

Skreddersøm for bedre tilpassing

SalMar har lokalt tilpasset reiseregningssystemet slik at det passer til deres organisasjon og «avtaleverk». Det kom blant annet et krav fra økonomi om et felt med en prefix-kode som sier hvordan type reise det gjelder. Dette feltet fikk de designet inn i løsningen.

«Så her har vi nå fire interne prefix-valg (feltet Reisekategori), og feltet kom på plass rimelig raskt. Det var kjempe bra!» avslutter Morten.

Avslutningsvis kan vi si at 4humans digitale reiseregningssystem sparer SalMar flere dagsverk i måneden og de får en bedre løpende flyt i håndtering av alle reiseregninger og utleggsrefusjoner. Morten er fornøyd med 4humans leveranse av systemet og oppfølgingen i ettertid. Han anbefaler 4human til andre bedrifter som ønsker å digitalisere, forenkle og forbedre sine interne prosesser.

Morten Sæther – Ansvarlig lønn og reiseregninger 

SalMar er en av verdens største og mest effektive produsenter av oppdrettslaks. De eier 100 lisenser for marin produksjon av atlantisk laks i Norge. SalMar startet i 1991 og har gått fra 25 den gang til ca 1500 ansatte i dag. Morten Sæther (54) jobber som ansvarlig for lønn og reiseregninger. Han tok kontakt med 4human i 2016 og inngikk samarbeidsavtale det samme året og gikk live i slutten av 2016.

SalMar har en uttalt forretningsmessig ambisjon om å være verdens beste oppdrettsselskap. Med følgende visjon «Passion for Salmon».

Innen HRM leverer 4human HRM leder- og personalsystemet Evolution. Dette komplette lederverktøyet forenkler og forbedrer lederens oppgaver og rutiner, gjennom bedret kontroll, enkelhet og organisering.

KONTAKT OSS

   salg@4humanHRM.no
   97 00 99 95       + tast 1
   Rådhusgata 23B, 0158 Oslo
   Tuneveien 89, 1712 Grålum

   Skogstøstraen 25, 4029 Stavanger
   Meld deg på Nyhetsbrev