Dette bør en HMS-håndbok inneholde

4human

Alle bedrifter er lovpålagt å arbeide systematisk med HMS

Alle virksomheter plikter å systematisk gjennomføre tiltak for å fremme forbedringsarbeid innen Helse, miljø og sikkerhet (HMS).

Kravene til systematisk dokumentasjon av HMS-tiltak er strenge, så her gjelder det å være på rett side av loven.

En aktiv HMS håndbok (les: en håndbok som brukes aktivt til å arbeide systematisk med HMS) kan hjelpe deg med å få full kontroll på HMS-arbeidet.

Usikker på alle HMS-begrepene? Klikk på lenken for en samlet liste over de mest brukte HMS begrepene.

Plikt til internkontroll

Plikten til å utøve og innføre internkontroll hviler på den ansvarlige i bedriften, med «ansvarlige» menes virksomhetens ledelse/eier.

Hvem dette er kan variere etter hvordan virksomheten er organisert, men hver virksomhet plikter å utøve og innføre internkontroll.

En aktiv HMS-håndbok hjelper deg å få full kontroll på HMS-arbeidet.

Noen punkter som må dokumenteres i henhold til dokumentasjonskravene:

  1. Fastsette mål for helse, miljø og sikkerhet (HMS)
  2. Iverksette rutiner for å avdekke og forebygge overtredelser av krav satt i HMS-lovgivningen
  3. Skriftlig oversikt over hvordan oppgaver, ansvar og myndighet for arbeidet med HMS er fordelt
  4. Foreta systematisk overvåkning og gjennomgang av internkontrollen for å sikre at den fungerer som forutsatt
  5. Kartlegge farer og problemer, og basert på dette skal hver virksomhet utføre en risikovurdering og utarbeide planer og tiltak for å redusere risikoforholdene

 

Dette bør din HMS håndbok inneholde

 

6 punkter du må ha i en HMS-håndbok

#1 Mal for handlingsplaner

En handlingsplan er et skriftlig dokument som kan være et resultat av en gjennomført kartlegging eller risikovurdering.

Arbeidsmiljøloven og HMS-forskriften pålegger virksomheten å kartlegge farer og problemer og på denne bakgrunn vurdere risiko, samt utarbeide tilhørende planer og tiltak for å redusere risikoforholdene.

Med andre ord forutsetter kravet til systematisk HMS-arbeid at bedriften utarbeider en handlingsplan med tiltak som skal gjennomføres.

Se etter en leverandør som leverer mal for handlingsplanen. Handlingsplanen skal gi en god oversikt over hva som bør forbedres og hva som skal prioriteres først.

Handlingsplan HMS - Eksempel bilde

Kravet til systematisk HMS-arbeid forutsetter at bedriften utarbeider en handlingsplan med tiltak som skal gjennomføres.

En utfylt handlingsplan tilfredsstiller kravet om skriftlig oversikt over hvordan oppgaver, ansvar og myndighet for arbeidet med HMS er fordelt. Her bør det også være nedskrevet når og hvordan arbeidsmiljøundersøkelser skal gjennomføres.

Les mer om hva en handlingsplan er og hva annet den må inneholde.

 

#2 Avvik og varsling av kritikkverdige forhold

Arbeidstaker har rett til å varsel om kritikkverdig forhold på arbeidsplassen, og er man mer enn 5 ansatte på arbeidsplassen så plikter arbeidsgiver å ha rutine for intern varsling.

Rettighetene er ment for å styrke ansattes reelle ytringsfrihet. En slik rutine skal være lett tilgjengelig for alle arbeidstakere.

HMS-håndboken bør dermed være et naturlig sted å nedskrive denne rutinen. Den skal minst inneholde: oppfordring til å varsle om kritikkverdig forhold, fremgangsmåte for varsling og fremgangsmåte for mottak, behandling og oppfølging.

Rutinen for kritikkverdig forhold skal minst inneholde: oppfordring til å varsle om kritikkverdig forhold, fremgangsmåte for varsling og fremgangsmåte for mottak, behandling og oppfølging.

Psykososialt arbeidsmiljø handler om hvordan vi har det på jobb totalt sett. Begrepet blir brukt som en samlebetegnelse på forhold knyttet til arbeidssituasjonen og arbeidsbetingelser.

Arbeidsmiljøloven skiller imidlertid mellom psykososialt arbeidsmiljø og organisatorisk arbeidsmiljø. Der psykososialt arbeidsmiljø dreier seg om mellommenneskelige faktorer på arbeidsplassen og organisatorisk arbeidsbetingelser viser til de generelle kravene virksomheter må forholde seg til.

Les mer om psykososialt arbeidsmiljø og krav til fullt forsvarlig arbeidsmiljø.

 

#3 Brannsikkerhet på arbeidsplassen

I tillegg til generell brannsikkerhet i bygg, må det tilstrebes en god brannfilosofi på arbeidsplassen krever en felles innsats fra både ledere og ansatte. Dette krever en felles innsats av alle på arbeidsplassen.

Det skal blant annet utarbeides en branninstruks, som beskriver hvordan man skal opptre hvis det oppstår brann.

For hver arbeidsplass skal det utarbeides skriftlige instrukser som inneholder de regler som skal følges for å sikre arbeidstakers sikkerhet og helse ved en eventuell brann.

Instruksene skal også omfatte opplysninger om bruk av rømnings- og redningsutstyr samt førstehjelpsutstyr og hvilke tiltak som skal treffes ved nødsituasjon på eller nær arbeidsplass.

For hver arbeidsplass skal det utarbeides skriftlige instrukser som inneholder de regler som skal følges for å sikre arbeidstakers sikkerhet og helse ved en eventuell brann.

Dette vil bidra til å skape trygghet på arbeidsplassen. Brannsikkerhet og branninstruks bør derfor være et nødvendig kapittel i HMS-håndboken.

Eksempeltekst for brannsikkerhet på arbeidsplassen (bilde)

Eksempeltekst for brannsikkerhet på arbeidsplassen

 

#4 Oversikt og opplæring av HMS-rutiner

Riktig HMS-opplæring bidrar til å hindre ulykker, skader og sykdom. Det er derfor viktig at alle på arbeidsplassen får tilstrekkelig HMS-kompetanse på en sikker og helseriktig måte. En plan for HMS-opplæring er en viktig del av en HMS-håndbok.

Det er en fordel at ansatte og ledere får en oversikt og kontroll på hvem som skal ha hvilken type kompetanse i bedriften og dermed krever opplæring.

I internkontrollforskriften står det skrevet at det skal være skriftlige beskrivelser av hvordan HMS-rutinene gjennomgås for å sikre at de fungerer etter hensikten.

Tidlig 2016 ga Sintef ut en rapport som viser at over åtte milliarder kroner utbetales av samfunnet og av næringslivet, grunnet arbeidsrelatert sykefravær. Mye av dette kunne vært unngått ved bedre opplæring og gjennomgang av HMS-rutiner.

En rapport om bygg- og anleggsaktiviteter fra 2018 skrevet av arbeidstilsynet viser at i 2017 omkom totalt åtte personer i bygg- og anleggsaktiviteter. i 2017 ble i overkant 2500 skadetilfeller meldt til NAV, det tilsvarer ti arbeidsskader per. 1.000 ansatte.

Det kommer også frem at unge arbeidstakere i næringen (bygg og anlegg) har høyest hyppighet av av ikke-dødelige skader.

Rapporten viser også at det er mange årsaker til ulykkene og det er en kombinasjon av både direkte og bakenforliggende faktorer som forårsaker ulykker.

Det kommer også frem av rapporten at det forsatt er behov for å jobbe kontinuerlig på alle nivåer for å forebygge helseproblemer og ulykker.

Eksempelbilde av tekst til HMS-opplæring i HMS-håndboken

Eksempel på innhold om opplæring av HMS på arbeidsplassen

 

#5 Roller og ansvarsforhold i HMS-arbeidet

I henhold til loven skal den som er ansvarlig for virksomheten sørge for at det innføres og utøves systematisk HMS-arbeid, men det skal gjøres i samarbeid med arbeidstakere og deres representanter.

Altså har ledelse/eiere hovedansvaret, men de ansatte skal aktivt medvirke ved blant annet gjennomføring av tiltak.

Det vil si at det alle på arbeidsplassen til enhver tid må vite hvilke tiltak, rutiner, HMS-mål, instrukser og prosedyrer de skal forholde seg til.

Det bør skrives hvem som er bedriftens representant for de ansatte og hvem som er bindeleddet mellom de ansatte og ledelsen (tillitsvalgt og verneombud).

Eksempelbilde på innhold om ansvar og roller i hms-håndboken

Eksempel på innhold om ansvar og roller i hms-håndboken

 

#6 Automatisk oppdatering ved endringer i lovverket

Det er mange lover og regler å forholde seg til i det systematisk HMS-arbeidet. Det er derfor lurt å se etter en håndbok som automatisk oppdateres ved endringer i lover og forskrifter.

Det er derfor viktig at din håndbok til enhver tid er oppdatert etter de nyeste lovene og reglene som settes av lovverket.

Se derfor etter en leverandør av helse, miljø og sikkerhet håndbøker som oppdaterer regelverket automatisk. Du vil da få melding om at deler av håndboken er oppdatert og lese hvilke endringer som er gjort og hvilke lover som er oppdatert.

Noen tilgjengelige digitale håndbøker på markedet har også maler og forslag basert på beste praksis innen helse, miljø og sikkerhet. Hvis du skal kjøpe en digital håndbok anbefaler vi at du kjøper en håndbok med ferdige maler og som er lett å skreddersy til din virksomhet.

På den måten får du beskjed når det skjer endringer, slik at du enkelt kan følge og håndtere regelverket på en fornuftig måte uten å bruke for mye tid på det.

8 fordeler med HMS-håndbok fra 4human

8 fordeler med å ha en god HMS-håndbok

 

Disse punktene vil kunne gi virksomheten din økt verdi gjennom:

  1. Redusert risiko for ulykker og skader
  2. Rutiner for forbedring av arbeidsmiljø
  3. Større sikkerhet for å overholde miljølovgivning
  4. Bedre rutiner for systematisk dokumentasjon av HMS
  5. Tydeligere oversikt over oppgaver, ansvar og arbeidsrutiner
  6. Målrettet arbeid mot ISO 14001 sertifisering og miljøsertifikat
  7. Sikrer at bedriften får klare HMS-mål og tydeligere struktur i HMS-arbeidet
  8. Det systematisk HMS-arbeidet samlet på ett sted som er tilgjengelig for både ledere og ansatte

I samarbeid med Virke leverer 4human HMS-håndbøker med nøye gjennomarbeidet innholdsmaler som forenkler HMS-arbeidet, håndbøkene tilpasses enkelt din bedrift.

Innen HRM leverer 4human HRM leder- og personalsystemet Evolution. Dette komplette lederverktøyet forenkler og forbedrer lederens oppgaver og rutiner, gjennom bedret kontroll, enkelhet og organisering.

KONTAKT OSS

   salg@4humanHRM.no
   97 00 99 95       + tast 1
   Rådhusgata 23B, 0158 Oslo
   Tuneveien 89, 1712 Grålum

   Skogstøstraen 25, 4029 Stavanger
   Meld deg på Nyhetsbrev