Espira Gruppen hadde mål om å oppnå store gevinster innen effektivisering og kvalitet, i tillegg til å få et verktøy for å jobbe med HR-relaterte arbeidsoppgaver. Espira Gruppen ville oppnå en forenklet og forbedret arbeidsdag. De ser store gevinster ved å bruke et moderne HRM-system som master i en multi cloud arkitektur.
Espira Gruppen velger 4human HRM som master i sin multi cloud arkitektur
Som IT-direktør i Espira Gruppen har Kjetil Haugland Johansen store utfordringer med å lede barnehagebransjen gjennom voldsomme digitale omstillinger.
Espira sin utfordring var at de har vært en grunder bedrift, med ulik eierstruktur og har kjøpt opp barnehager over hele landet. Espira har dermed ikke hatt fokus på infrastruktur og tunge ressurskrevende arbeidsrutiner. De har to personer som sitter og endrer på personalet, alt fra endring av telefonnummer, refusjoner og adresseendringer i Excel-ark som sendes frem og tilbake over epost. Når det er ca 1.000 endringer som må gjøres i disse dokumentene hver eneste måned så kan man selv regne ut hvor mange arbeidstimer som går til spille. Denne personvernutfordringen må tas på alvor.
Kjerneprosessene i Espira
Espira sine kjerneprosesser er definert i personalet (ressurser) og barna (kundene). Disse kjerneprosessene må håndteres med et system som kan være master. Hvor er det ting skal holdes oppdatert? Hvilket system skal eie denne dataen som kan deles med de andre? Det Espira da så etter var et skybasert system som kunne være master for personalet, gjennom: persondata, koststed, roller, ansvar, lønn, avtaler, timer, fravær, kompensasjon, tilganger og mer.
De trengte også at systemet kunne håndtere barna, gjennom: persondata, foresatte, plass-størrelse, lokasjon, refusjons-betingelser, søsken, oppmøte og spesielle behov.
Espira Gruppen med Kjetil Haugland Johansen i spissen valgte til slutt 4human som leverandør av HRM-system og master mot sine kjerneprosesser. Espira hadde 14 til 15 aktører som ble invitert, men de opplevde at hvis de skulle få proessene de hadde behov for ville dette koste mye og de hadde budsjetter og forholde seg til i denne prosessen.
Hvorfor valgte Espira 4human som master?
- Komplett pakke i forhold til den digitale reisen til den ansatte
- Kontaktpersonene i 4human skjønte hvordan bransjen fungerte
- Gunstig prisstrategi som var innenfor budsjettene til Espira
Kjetil sier også at 4human har vært innovative og gjort en del tilpasninger som gjør at de er på god vei til å nå målet. De begynte med utrullingen av HRM-systemet i September 2019.
Hva vil Espira bruke 4human som master på?
Kjetil sier også at det er svært viktig for han at 4human HRM er master for all data som har med personer og gjøre, slik at de kan ivareta personvern på individ nivå.
Det er også viktig at 4human er master for organisasjonsstrukturen til Espira Group. Det vil si at hvis en person bytter rolle og tittel, så får man en organisatorisk endring som oppdateres i skyen og tar med all data og rettigheter.
4human HRM skal også sende lønnsinformasjon til Huldt&Lillevik, dermed er 4human også master for lønnsdata.
Espira Gruppen
Espira er en stor aktør i barnehagesektoren. Består av 2600 ansatte, i 101 forskjellige barnehager rundt om i hele landet. Hver dag jobber de for å tilrettelegge for en god barnehagehverdag for barna – slik at de opplever et trygt og godt barnehagetilbud.
