Dette må et HR-system inneholde

4human

Funksjonene som er viktigst i et HR-system

Enten virksomheten din har HR-system eller ikke allerede har et HR-system, har vi laget en liste med de funksjonene vi mener du må ha i ditt HR- eller personalsystem.

Denne listen er laget basert på vår lange erfaring i bransjen og på tilbakemeldinger fra våre kunder på hvilke funksjoner de mener er de virksomhetskritiske funksjonene i deres system.

HR-systemene i dag blir stadigvekk mer komplekse, vi ser at bedriftssystemene glir inn og overlapper hverandre i større grad enn tidligere.

Datateknologi og mobilteknologi er viktig teknologi i dagens HR-systemer, du vil alltid se etter et HR-system som er enkelt tilgjengelig for den stadig opptatte arbeidstakeren.

Uten noe mer avklaring, la oss grave ned i funksjonene vi mener er helt kritiske at ditt HR-system består av.

 

HR system bør inneholde disse 5 funksjonene

Et HR-system bør inneholde disse fem funksjonene

 

1. Sykefraværsoppfølging

Oppfølging av sykemeldte arbeidstakere er et fag i seg selv. Som arbeidsgiver plikter du å legge til rette arbeidet for den syke arbeidstakeren så langt det er mulig. Og det er flere viktige aktiviteter du som arbeidsgiver må følge opp.

Innen 4 uker skal du utarbeide en oppfølgingsplan med den syke arbeidstakeren. Innen 7 uker skal du innkalle arbeidstakeren til det første dialogmøte. Innen 8 uker skal NAV og den som sykemelder arbeidstakeren vurdere om arbeidstakeren kan være i delvis i arbeid med tilrettelegging på arbeidsplassen. Innen 6 måneder skal NAV kalle inn deg og arbeidstakeren til dialogmøte nummer 2.

Det overnevnte er et typisk handlingsforløp ved en langtidssykemelding, med mange ansatte i virksomheten kan det stadig være flere langtidssykemeldte.

Det gjelder å få kontroll på alle disse møtepunktene.

Vi anbefaler alle et HR-system som er dyktig og kompetent på fraværsoppfølging.

Se etter et HR-system som kan hjelpe lederne i ditt firma med å strukturere arbeidsdagen med varslinger og forhåndsdefinerte samtalemaler for dialogmøter og oppfølgingsmøter i sykefraværsprosessen.

 

Illustrasjon: Sykefraværsoppfølging

Illustrasjon: Sykefraværsoppfølging i et HR-system hjelper ledere med tettere oppfølging og ivaretakelse av fraværende ansatte.

 

Merk deg følgende funksjonalitet i fraværsoppfølgingen

  • Elektroniske dokumenter til NAV via Altinn
  • Digitale og automatiske prosesser i oppfølgingsløpet
  • Automatiske varsler til nærmeste leder ved registrert fravær
  • Mobil applikasjon for ansatte sikrer god struktur i fraværsregistreringen
  • HR-systemene som har direkte oppfølgingsplaner til den syke arbeidstakeren sin fastlege og til NAV
  • Digitale sykemeldinger automatisk til HR-systemet fra Altinn og at fraværskalenderen i HR-systemet blir oppdatert med riktige fraværskoder

Det er overraskende nok fremdeles mange virksomheter i Norge som fremdeles ikke har implementert et HR-system med automatiske prosesser.

Mange er uvitende om alternative løsninger til sine trofaste Excel-løsninger, men hvis en ting er sikkert, er det at HR-systemer er kommet for å bli og da spesielt sykefraværsoppfølging.

For å sitere Steinar S. Hansen i Mjøs Metallvarefabrikk «Vi så mulighet for å effektivisere noen av de arbeidsoppgavene som tidligere var av mer manuell karakter for ledere og personalansvarlig.»

Les: Bedrift i stor vekst går til innkjøp av Elektronisk Personalsystem

Det er helt klart gode muligheter for å effektivisere manuelle prosesser tilknyttet sykefraværsoppfølging. Det er viktig for å bygge god kultur og tilstedeværelse, at arbeidsgiveren overholder frister i sykefraværsprosessene.

Sikre at alle lederne i din virksomhet følger samme retningslinjene og overholder alle frister. Automatiske varsler og digitale prosesser er nøkkelen til god oppfølging.

Les: Fraværsoppfølging i 4human HRM

Se etter et HR-system som kan hjelpe lederne i ditt firma med å strukturere arbeidsdagen med varslinger og forhåndsdefinerte samtalemaler for dialogmøter og oppfølgingsmøter i sykefraværsprosessen.

 

2. Onboarding

Ansatte slutter og ansatte begynner. Det er to versjoner av samme prosess. Det er viktig med en god start og avslutting på arbeidsforholdet.

Den som slutter blir en viktig ambassadør for din virksomhet, mens den som begynner skal bli din nye ambassadør. Her er det viktig å trå riktig…

Les: De tre fasene i en onboarding prosess

Det finnes ingen onboarding program som er universale og passer alle. Hver virksomhet må utvikle egne programmer og egne prosesser.

Ved at ditt HR-system har en god onboarding plattform som sikrer enkel, elektronisk kontraktsignering og opplæring i de tidlige fasene av ansettelsen vil du sikre en fornøyd ansatt.

Det er viktig å ha i bakhodet at når en person begynner i en ny stilling er de motivert til å vise seg fra sin beste side og gjøre sitt beste for å blidgjøre sin nye arbeidsgiver.

Se etter en onboarding applikasjon i HR-systemet, en onboarding applikasjon vil sikre din nyansatte en god ansettelse.

Ved å invitere den nyansatte til å lære om bedriften med drypplæring og informasjon i applikasjonen vil den ansatte kjenne til sine nærmeste ledere og medarbeidere allerede før første arbeidsdag.

Ved å gi den nyansatte drypplæring av de viktigste arbeidsoppgavene og hvordan de skal løses vil den ansatte bli raskere produktiv og de vil møte forberedt til sin første arbeidsdag.

Det er viktig å ha i bakhodet at når en person begynner i en ny stilling er de motivert til å vise seg fra sin beste side og gjøre sitt beste for å blidgjøre sin nye arbeidsgiver.

Merk deg følgende funksjonalitet i onboarding applikasjonen

  • Egendefinerte quiz og kurs
  • Tilgjengelig på mobiltelefon
  • Enkel å bruke og enkel å mestre
  • Designet for den travle medarbeideren
  • Drypplæring og egendefinerte læringsløp
  • E-læringsfunksjonalitet med mulighet for tilpassing

Sett opp et læringsløp for nyansatte slik at de på en god og gjennomført måte lærer seg arbeidsoppgavene steg for steg. Inviter den nyansatte til å opprette sin egen digitale ansattprofil før første arbeidsdag!

Lær mer: Onboardingsapplikasjon 

 

Illustrasjon: De tre fasene i en god onboarding prosess

Illustrasjon: De tre fasene i en god onboarding prosess

 

3. Samtalemaler

Blant de mest etterspurte funksjonene vi får er samtalemodulen. For mange er dette den funksjonen som fremmer de beste resultatene for ledelsen. Hvis du trenger et argument for innkjøp av HR-system, er samtalefunksjonalitet som en del av hele systemet en grunn god nok.

Prøv å sett deg inn i følgende situasjon. En bedrift har flere ledere som igjen har flere medarbeidere som skal følges opp. Det har blitt lagt krav på lederne om å gjennomføre årlige medarbeidersamtaler. Noen av lederne tar dette som en utfordring og gir det de har, mens andre syntes dette er unødvendig bruk av tid. Noen av lederne gjennomfører samtalene godt og noen gjennomfører ikke samtalen.

Derfor er det viktig å få en gjennomgående god struktur i medarbeider- og oppfølgingssamtalene. Sette tiltak og mål som skal følges opp etter hver samtale.

Med samtalemodul i HR-systemet logges hver samtale og lagres som dokument på den ansatte, den ansatte kan selv lese referatet fra møtet i ettertid.

Dette sikrer høyere gjennomførelsesgrad av definerte tiltak etter samtalen.

Ledelsen oppretter og setter sammen en medarbeidersamtalemal hver eneste leder skal gjennomgå. Med de riktige spørsmålene som gir gode svar.

Les: Fra Excel til HR-system i Kynningsrud

Dermed har hver samtale en mening, det er ikke gjennomføringen av samtalen som er fokus, men det er tiltakene som settes for å løfte medarbeideren. Samtalen blir et «ikke-emne», det blir enkelt gjennomført uansett lederkompetanse og sist men ikke minst, blir samtalen gjennomført gjennomgående godt over hele organisasjonen.

Etter samtalen skal lederen kunne få varsler om tidspunkt for utviklingssamtaler. Utviklingssamtalemalen utarbeides av ledergruppen og endres på lik linje som medarbeidersamtalemalen etter noen runder.

Det er viktig å være tilbøyelig for å gjøre endringer på samtalemalene, slik at de blir så gode som mulig.

Det å gjennomføre gode medarbeidersamtaler er kritisk i arbeidet med å redusere sykefravær, øke trivsel på arbeidsplassen og for å tilrettelegge for enkelte arbeidstakere slik at arbeidsmiljøet blir mer kompetent og pålitelig.

Merk deg følgende funksjonalitet i samtalemodulen

  • Digitale og automatiske prosesser
  • Referater til godkjenning etter fullført samtale
  • Aktivitetsplan og oversikt over tiltak som blir opprettet
  • Nettbaserte samtalemaler som enkelt tilpasses og justeres
  • Forhåndsdefinerte samtalemaler som sikrer god gjennomføring

Les: Medarbeider- og utviklingssamtalemaler 

Medarbeidersamtaler og 1 til 1 samtale.

Medarbeidersamtaler og 1 til 1 samtale.

 

4. Digitale håndbøker

Digitale håndbøker i HR-systemet er en funksjon vi mener er viktig for å minske spørsmål som rettes lederne. Det er viktig at de digitale håndbøkene ligger lett tilgjengelig for alle ansatte, gjerne i ansattportalen.

Å ha en Personal- og HMS-håndbok vil gjøre hver ansatt mer selvhjulpen i sin arbeidsdag. Når du ser etter et HR-system, sikre deg at systemet også har digitale håndbøker.

Les: 6 punkter din HMS-håndbok må inneholde 

Det finnes HR-systemer som har digitale håndbøker som oppdateres automatisk ved lovendringer, du trenger derfor ikke tenke på endringer i lovverket vedrørende for eksempel ferieavvikling.

Dette oppdateres automatisk og hvis du får spørsmål fra arbeidstakerne om et emne i Personalhåndboken kan du referere til tolkningen av lovteksten som står nedskrevet i håndboken.

Les: Usikker på hva en personalhåndbok bør inneholde?

Merk deg følgende funksjonalitet i de digitale håndbøkene

  • Automatisk oppdatering ved lovendring
  • Håndbøker skrevet av fageksperter
  • Tilgjengelig på både telefon og desktop
  • Enkel å skreddersy og tilpasse din virksomhet
  • Håndboken må være enkel å oppdatere ved endringer

Lær mer: Digitale håndbøker

 

Handlingsplan HMS - Eksempel bilde

Handlingsplan HMS – Eksempel bilde

Eksempelvis kan en HMS-håndbok inneholde en detaljert handlingsplan.

 

5. Integrasjoner

Et HR-system er det det høres ut som. Et system som skal forenkle og effektivisere arbeidsoppgaver relatert til menneskelige ressurser (human resources).

Det finnes gode HR-systemer som har alle HR-emnene dekket og vel så det, men på en annen side kommer kostnaden tilknyttet disse store systemene.

Og når vi tenker HR-system, så tenker vi noe ferdig «som funker rett ut av pakka». Ikke et system som må skreddersys til minste detalj.

Alle HR-systemer trenger en viss grad av skreddersøm. Se etter et HR-system som har mye funksjonalitet og som er ferdig.

Det er viktig at 4human HRM er master for all data som har med personer og gjøre, slik at vi kan ivareta personvern på individ nivå. Det er også viktig at 4human er master for organisasjonsstrukturen. Det vil si at hvis en person bytter rolle og tittel, så får man en organisatorisk endring som oppdateres i skyen og tar med alle data og rettigheter. 4human HRM skal også sende lønnsinformasjon til Huldt&Lillevik. – Kjetil Haugland Johansen, IT-direktør i Espira Gruppen

Jo mer funksjonalitet systemet består av, desto mindre skreddersøm trenger du å tenke på. Se etter selskaper som har vært lenge i bransjen med mange kompetente konsulenter og et dyktig utviklingsteam innen kort rekkevidde.

Velg HR-systemet du er mest overbevist om kan integrere med dine systemer.

Se etter et HR-system med gode integrasjonsmuligheter

  • API’er med overføring av data
  • Integrasjon med tid- og timeregistrering
  • Et HR-system som kan fungere som master
  • Lønnssystemer: Visma, Huldt&Lillevik, SAP, Aditro og Xledger
  • Tidssystemer: Wintid, Tempus, Tidsbanken, Quinyx og Worksoft

Spør gjerne konsulenten du rådfører deg med om de faktisk kan gjennomføre integrasjoner med dine bedriftssystemer.

Bilde: integrasjoner - en viktig funksjonalitet i et HR system er gode integrasjoner.

Bilde: integrasjoner – en viktig funksjonalitet i et HR system er gode integrasjoner.

 

Konklusjon

Vi ser at det er noen moduler som skiller seg ut i havet av funksjonalitet og prosesser som finnes i HR-systemer.

Men på en annen side så er det ikke enkeltfunksjoner som gir return on investment (ROI), det er helheten av HR-systemet og deretter hver enkelt funksjonalitet som spiller en rolle.

I denne artikkelen har vi valgt ut de funksjonene vi og våre kunder mener er de viktigste å bygge et HR-system av. Disse funksjonene er helt klart viktige for å nå hovedmålet med implementeringen av et (nytt) HR-system.

Alle bedrifter har en ulik tilnærming til et HR-system og implementeringen av det sådan. For noen handler det om å effektivisere digitale prosesser som tidligere var av manuell karakter.

Det kan omfavne GDPR og personvern, men det kan også være et underliggende og langsiktig mål om redusert sykefravær, redusert turnover, bedret arbeidsmiljø, god kultur, fornøyde ansatte og økt kompetanse i virksomheten.

Et HR-system kan på mange måter dekke de behovene du ønsker, men vi i 4human ser tydelig at et HR-system også gir god return on investment (ROI).

Vi opplever at det er vanskelig å måle på effekten av et HR-system den første tiden, og ofte tas beslutningen om innkjøp av toppledelsen, det er dessverre vanskelig å se nytteeffekten systemet da de ikke selv jobber med de samme prosessene.

Derfor er det viktig at du opplyser om fordelene du ser med et HR-system på en god måte.

Hva kan du regne med å få ut av et aktivt HR- og personalsystem?

  • Økt kompetanse
  • Redusert turnover
  • Redusert sykefravær
  • Selvhjulpne medarbeidere
  • Bedre forhold til personvern
  • Bedret arbeidsmiljø og kultur
  • Mer effektive digitale prosesser
  • Gjennomgående gode lederrutiner
  • Automatiske varsler og oppfølging på epost

Innen HRM leverer 4human HRM leder- og personalsystemet Evolution. Dette komplette lederverktøyet forenkler og forbedrer lederens oppgaver og rutiner, gjennom bedret kontroll, enkelhet og organisering.

KONTAKT OSS

   salg@4humanHRM.no
   97 00 99 95       + tast 1
   Rådhusgata 23B, 0158 Oslo
   Tuneveien 89, 1712 Grålum

   Skogstøstraen 25, 4029 Stavanger
   Meld deg på Nyhetsbrev